Nikt nie ma wątpliwości, że Microsoft 365 to bezpieczne środowisko do przechowywania danych, które cechują zaawansowane zabezpieczenia. Równocześnie niewiele osób zdaje sobie sprawę, że firma wyznaje “model wspólnej odpowiedzialności”. Polega on na tym, że firma Microsoft bierze jedynie odpowiedzialność za zabezpieczenie własnej infrastruktury. Natomiast nie chroni przed negatywnymi zdarzeniami na poziomie danych, np. przypadkowym lub intencjonalnym usunięciem danych przez pracownika firmy; manipulowaniem tymi danymi; lub atakami hakerów czy złośliwego oprogramowania na urządzenia końcowe użytkowników (laptop, telefon).
Wg firmy Veeam, 6 na 10 firm nie mam wdrożonego planu ochrony danych przechowywanych w Microsoft 365. Dlatego w tym artykule przedstawimy 6 zagrożeń związanych z brakiem kopii zapasowej platformy Microsoft 365.
Z usuwaniem danych na platformie Microsoft 365 jest jak z gotowaniem jajek – można to zrobić na 2 sposoby: na miękko i na twardo😉. Usuwanie miękkie (inaczej nietrwałe) oznacza, że dane można jeszcze przywrócić (tak jak jajko ugotowane na miękko można jeszcze teoretycznie dogotować). Przykładem tego rodzaju kasowania danych jest przeniesienie niechcianego pliku do folderu Kosz w aplikacji SharePoint Microsoft 365. Taki plik, nim zniknie na zawsze, przebywa w folderze Kosz jeszcze przez 93 dni. Natomiast usunięty plik, przez jakiś czas, można jeszcze przywrócić z poziomu Administratora (drugi poziom uprawnień).
Chyba że użytkownik będący właścicielem witryny (grupy) skorzysta z opcji: Usuń na zawsze. Wówczas od razu po kliknięciu w tę opcję, plik jest usuwany na stałe z konta użytkownika SharePoint’a. Wówczas nawet administrator nie może przywrócić tego pliku.
Usuwanie twarde (inaczej całkowite) sprawia, że nie ma już możliwości odzyskania usuniętych danych. Najczęściej dzieje się ono wtedy, kiedy mija wspomniane wyżej 93 dni przetrzymywania niechcianego pliku w koszowym czyśćcu. Innym przykładem trwałego usunięcia jest sytuacja, gdy administrator usunie nasz niechciany plik z poziomu Administratora. Wówczas jeszcze przez 14 dni przebywa on na platformie Microsoft, ale aby go przywrócić musielibyśmy zwrócić się z prośbą do pomocy technicznej Microsoftu (suportu). Pytanie tylko, czy w czasie tych 14 dni zorientujesz się, że został usunięty plik, który jest Ci rzeczywiście potrzebny 😉
Gdy wykonywany jest cykliczny backup, wcześniej niechciany plik, nawet jeśli został trwale usunięty, może zostać przywrócony z backupu.
Z ankiety, przeprowadzonej przez Veeam wśród specjalistów IT wynika, że błąd pracownika lub przypadkowe usunięcie danych to najczęstsze (37%) powody utraty danych w Microsoft 365. Badanie przeprowadzono we wrześniu 2019 r.
Błędy pracowników firmy zdarzają się częściej niż myślimy. Czasem są to błędy nieświadome. Pracownik pobiera z Internetu zainfekowany plik, a złośliwe oprogramowanie wykrada lub blokuje dostęp do ważnych zasobów będących na firmowym komputerze.
Czasem są to jednak działania intencjonalne, np. robione po złości przez pracownika, który jest na wypowiedzeniu. Taki pracownik, może chcieć usunąć lub zmienić krytyczne (z punktu widzenia firmy) dane przed swoim odejściem. Albo usunąć obciążające go wiadomości email lub inne dane, które mogłyby później zostać wykorzystane jak dowód w postępowaniu sądowym.
Wprawdzie w Microsoft 365 można ustawić zakres dostępów i uprawnień do poszczególnych plików. Jednak nie chroni to przed zmianami, które nanosi pracownik w dostępnych mu treściach. Dlatego tak ważne jest zadbanie o częste robienie kopii zapasowych, które pozwolą na porównanie dokumentu na przestrzeni interesującego nas okresu - a raczej przywrócenie elementów skrzynki do określonego punktu w czasie.
Tutaj przeczytasz o tym, jak Microsoft 365 ułatwia pracę administracji biurowej.
Wracając do wspomnianego złośliwego oprogramowania i wirusów. Takie oprogramowania jak Ransomware, na przestrzeni ostatnich lat, wyrządziły kosztowne szkody w organizacjach na całym świecie. Szkody wynikające z utraty danych firmowych i klientów, ale także utraty dobrej reputacji firmy na rynku. A zainfekowanie urządzeń firmowych złośliwym oprogramowaniem jest (można powiedzieć) dziecinnie proste. Wystarczy, że pracownik kliknie w zainfekowany załącznik dołączony do wiadomości e-mail. Nawet jeśli jest on świadomy zagrożenia to skala (coraz wyższa liczba wysyłanych wiadomości) i coraz lepsza jakość hakerskich wiadomości e-mail sprawiają, że coraz trudniej odróżnić ich od oryginałów (niezainfekowanych wiadomości e-mail).
Dlatego regularne tworzenie kopii zapasowych na dodatkowe środowisko (np. do chmury Engave Cloud) sprawia, że w miarę szybko i bez potrzeby podnoszenia kosztów okupu można odzyskać nasze dane.
Więcej o atakach Ransomware możesz posłuchać w 42 odcinku podcastu Rozwój w Biały Dzień.
Czasem w prowadzonym postępowaniu sądowym potrzebne są dowody w postaci korespondencji e-mail. Aby zachować oryginalną zawartość skrzynki pocztowej pracownika, Microsoft w aplikacji Exchange wprowadził usługę pozwalającą na jej zawieszanie (ang. Litigation hold). Wówczas żadne wiadomości czy załączniki nie mogą zostać zmienione i usunięte. Jeśli jednak pracownik usunie korespondencję wcześniej, niż administrator nałoży wspominaną blokadę, to przywrócenie danych archiwalnych będzie możliwe wyłącznie ze zrobionego backupu.
Innym przypadkiem jest archiwizacja danych wymuszona przez prawo danego państwa. Dokumenty tj. umowy o pracę czy faktury sprzedaży i zakupu, firma jest zobowiązana przechowywać przez 5 lat, a czasem nawet dłużej. W Microsoft 365 możliwe jest przypisanie różnych tagów do różnych dokumentów. Każdy z tych tagów określa, przez jaki okres dokumenty będą one archiwizowane w aplikacji. Po tym okresie zostaną automatycznie usunięte z systemu, a ich odtworzenie będzie możliwe jedynie z wcześniej wykonanej kopii zapasowej.
Innymi słowy, wymagania archiwizacyjne są różne w zależności od branży i kraju. Natomiast z całą pewnością, kary i grzywny za brak tych dokumentów zostaną nałożone, jak tylko nadarzy się ku temu okazja.
Microsoft Teams, wraz ze wzrostem popularności pracy zdalnej, szybko zaadoptował się w organizacjach. Od tamtej pory światek zarządzania projektami, a raczej szybkich ustaleń i szybkiego rozwiązywania problemów, przeniósł się właśnie tam. Co więcej, usługa OneDrive i usługa SharePoint ułatwiają wymianę plików w aplikacji Teams co jeszcze bardziej zachęca do pracy w Teamsach.
Jednak po zakończeniu projektu, a na pewno przed wykasowaniem grupy projektowej na Microsoft Teams, wypada zrobić backup prowadzonej tam korespondencji. Może to pomóc w późniejszym ustaleniu genezy wprowadzonych zmian w projekcie. A także zachowaniu dokumentów projektowych.
Jeśli Twoje firma chce zapewnić pełne bezpieczeństwo danych w Microsoft 365 to powinna zacząć robić backup (kopie zapasowe). Engave, będąc partnerem Veeam zaoferuje Twojej firmie ofertę atrakcyjnie cenowo. Porozmawiajmy!
.png)
