Wykorzystanie aplikacji Microsoft (Word, Excel, PowerPoint…) jest już tak powszechne, że trudno wyobrazić sobie wykonywanie codziennych obowiązków biurowych bez ich użycia. Natomiast jeszcze niewiele organizacji wie, że można tę pracę sobie ułatwić i dodatkowo zabezpieczyć. Dlatego w tym artykule opiszemy:
Microsoft 365 (dawniej Office 365) to rozwiązanie, które umożliwia firmom dostęp do aplikacji pakietu Microsoft (Word, Excel, PowerPoint…), usług chmurowych oraz zaawansowanych zabezpieczeń. Sprzedawany jest w modelu subskrypcyjnym, w rozliczeniu miesięcznym lub rocznym, gdzie wielkość kwoty wyliczana jest na podstawie liczby użytkowników.
Rozwiązanie umożliwia pracę w dwóch trybach: online i hybrydowym. Pierwszy tryb jest dostępny wyłącznie z poziomu przeglądarki, a aplikacje (Word, Excel, PowerPoint…) mają uproszczony interface użytkownika. Innymi słowy, niektóre funkcje aplikacji nie są widoczne, ale nie przeszkadza to w odczycie zawartości czy nanoszeniu podstawowych zmian w dokumencie.
Z kolei tryb hybrydowy umożliwia pracę w aplikacjach bez połączenia z Internetem na własnym desktopie z opcją późniejszej synchronizacji dzięki usłudze OneDrive. Przykładowo możesz przeglądać pocztę na Outlooku i odpisywać na maile, ale ich wysyłka nastąpi, gdy ponownie połączysz się z Internetem. Ta opcja sprawdza się w sytuacjach awaryjnych np. czasowego odcięcia od prądu.
To co warto podkreślić to fakt, że aby korzystać z Microsoft 365 nie trzeba podłączać się do VPN. Dla zwiększenia bezpieczeństwa warto jednak mieć włączoną uwierzytelnienie wieloskładnikowe 😉
Co więcej, polska wersja językowa niewątpliwie ułatwia użytkownikom korzystanie z aplikacji Microsoft.
Alternatywą dla Microsoft 365 jest Google Workspace. Oba rozwiązania mają swoich zwolenników i przeciwników. Z naszych obserwacji wynika, że z Google Workspace korzystają mniejsze firmy, które kiedyś kupiły pakiet Office (pudełko z licencjami), mają skrzynkę firmową na Gmailu, więc naturalnym dla nich jest korzystanie z rozwiązań i platformy Google. Co ciekawe takie firmy, ze względu na wygodę często pracują w aplikacjach Microsoft, a później dla porządku wrzucają stworzone dokumenty na współdzielony dysk Google Drive.
Więcej na temat Elektronicznego obiegu dokumentów w firmie znajdziesz tutaj.
Microsoft 365 sprzedawany jest w różnych opcjach – zakres aplikacji i usług rośnie wraz ze wzrostem ceny poszczególnych pakietów. W tym artykule nie będziemy opisywać poszczególnych pakietów, bo te informacje zebrane są w przejrzystych tabelach porównawczych, a same pakiety można bezpłatnie testować przez 30 dni.
Czy wiesz, że Engave na co dzień korzysta z pakietu Microsoft 365 E3?
Przejdźmy jednak do powodów, dlaczego firmy decydują się na platformę Microsoft 365.
Dostęp do aplikacji: Word, Excel, PowerPoint, Outlook i Teams to tak oczywista zaleta, że w sumie wszyscy to pomijają. Dopiero brak tych aplikacji, (czyli moment, kiedy trzeba stworzyć jakiś dokument w innych analogicznych aplikacjach dostępnych na rynku) sprawia, że doceniamy aplikacje Microsoft Office.
Co więcej, sama możliwość korzystania z aplikacji Microsoft Teams (komunikator tekstowo-wizualny) dla wielu firm, a zwłaszcza tam, gdzie pracuje się zdalnie, jest wystarczającym argumentem przemawiającym za posiadaniem licencji Microsoft 365. Natomiast nie jest to jedyny argument przemawiający za zakupem licencji.
W Microsoft 365 dostępna jest usługa Exchange pozwalająca na pełną synchronizację aplikacji Teams z kalendarzem i pocztą Outlook. W praktyce jest to bardzo wygodne rozwiązanie. Wyobraźmy sobie potrzebę zmiany terminu spotkania. Organizator zmienia termin w swoim kalendarzu, a powiadomienia o zmianie nie tylko trafiają na skrzynki mailowe zaproszonych uczestników spotkania, ale także wymuszają potwierdzenie lub odrzucenie nowego zaproszenia.
Co więcej, planując spotkanie możemy skorzystać z Asystenta planowania, czyli funkcji, która umożliwia podgląd kalendarzy innych użytkowników oraz dostępności sal. Innymi słowy, wybór dogodnego terminu oraz sama organizacja spotkania jest znacznie ułatwiony.
Przeczytaj, jak platforma Microsoft 365 ułatwia codzienną pracę administracji biurowej.
Codziennie spod klawiatury pracowników firmy wchodzą dokumenty, które muszą być gdzieś przechowywane. Dlatego nawet w najtańszym pakiecie Microsoft 365 dostępna jest podstawowa przestrzeń dyskowa w chmurze o pojemności 1 TB (SharePoint) oraz 50 lub 100 GB przeznaczone tylko na skrzynkę pocztową. Dzięki temu każdy pracownik firmy może: łatwo przechowywać i współdzielić ważne dla organizacji pliki oraz mieć do nich dostęp z dowolnego miejsca podłączonego do Internetu. Z punktu widzenia firmy jest to ogromna zaleta, ponieważ nie obciąża firmowych serwerów.
Oczywiście pliki w SharePoincie można równie łatwo dodać co usunąć. Dlatego warto zabezpieczyć się przed niespodziewaną utratą danych wykupując dodatkową usługę backupu np. do chmury Engave Cloud. Dzięki temu administrator IT w razie potrzeby będzie mógł je odtworzyć.
Jednoczesny dostęp wielu pracowników do jakiegoś dokumentu szczególnie sprawdza się, gdy deadline oddania jest blisko. Zamiast czekać, aż kolega z firmy odeśle np. poprawioną prezentację, wszyscy odpowiedzialni pracownicy włączają dokument udostępniony w Share Poincie i jednocześnie nanoszą zmiany. Niesamowicie przyśpiesza to pracę grupową.
Posiadanie licencji Microsoft 365 równa się pewnością pełnej aktualizacji systemu. W odróżnieniu do pakietu „pudełkowego”, aktualizacja systemu o nowe funkcje przebiega automatycznie – bez konieczności ich samodzielnego instalowania, bez zakłóceń pracy pracowników. Z kolei pracownicy firmy mogą na bieżąco w pełni wykorzystać potencjał rozwiązania.
Infrastruktura Microsoft 365 ma mocne zabezpieczenia przed atakami Ransomware. Co jest argumentem przemawiającym za zakupem wśród firm, które miały wątpliwą przyjemność doświadczyć takiego ataku. Jednak należy pamiętać, że ochroną objęta jest infrastruktura IT, ochrona danych jest po stronie firmy korzystającej z tej aplikacji. W tym artykule przedstawiamy 5 powodów za robieniem backupu platformy Microsoft 365.
.png)
Na koniec warto dodać, że korzystanie z Microsoft 365 nie wymaga zatrudniania administratora IT lub obecny pracownik firmy nie musi mieć specjalistycznej wiedzy na ten temat. Wykonanie takiej usługi można zlecić chociażby takiej firmie jak Engave. Nasi specjaliści IT mają potwierdzoną certyfikatami wiedzę i umiejętności związane z wdrożeniem, migracją i zarządzaniem tym rozwiązaniem.
Co więcej, po wdrożeniu, na życzenie przeszkalamy pracowników firmy, aby w pełni mogli wykorzystać potencjał drzemiący w rozwiązaniu Microsoft 365. A także zapewniamy stałą opiekę i wsparcie w czasie trwania licencji.
Platforma Microsoft 365 to inteligentne usługi, które zapewniają efektywną pracę zdalną, nawet jeśli tak odbywa się w biurze ;)
Chcesz dowiedzieć się jeszcze więcej o platformie Microsoft 365?
Wysłuchaj 37 podcastu, gdzie Żaneta (gospodyni podcastu) rozmawia z Piotrem, który jest Administratorem Systemów i specjalizuje się we wdrażaniu platformy w firmach naszych klientów.
