Jednym z elementów transformacji cyfrowej jest digitalizacja obiegu dokumentów w firmie. Zapewnia ona niezakłóconą ciągłość działania przedsiębiorstw, a także łatwiejsze zarządzanie zespołem, który coraz częściej pracuje w rozproszonej strukturze.
Z tego artykułu dowiesz się:
Elektroniczny obieg dokumentów to zaplanowany i uporządkowany przepływ dokumentów formalnych, które wcześniej występowały w wersji papierowej, a po zmianie – w elektronicznej. Może on dotyczyć jednego lub wielu obszarów działalności firmy np. dokumentów księgowych (np. faktury zakupu i sprzedaży), magazynowych (np. PZ, WZ, RW) czy kadrowych (np. umowy z pracownikami, ewidencja urlopów) i w rezultacie usprawniać współpracę w firmie, a także podział zadań. Elektroniczny obieg dokumentów wymaga odpowiedniego systemu, który umożliwia:
Często wiedza o strumieniu przepływu dokumentów w firmie jest niejawna, tzn. niektórzy pracownicy wiedzą, jak wygląda przebieg, ale nikt tego wcześniej formalnie nie spisał. W takiej sytuacji wymagane jest przeprowadzenie wywiadu, uporządkowanie i spisania tej wiedzy. Można to zrobić na wiele sposobów. Jeżeli dokumentacja ma później posłużyć programistom, którzy będą musieli dopisać dodatkową funkcję w systemie, to warto zastosować technikę mapowania procesów, w wyniku której powstanie diagram przepływu procesu. Wycinek takiego diagramu zaprezentowano poniżej.
Po pierwsze efektywna praca z dokumentacją. W niektórych firmach procesowanie dokumentów wymaga łącznej akceptacji wielu interesariuszy. Zwiększa to bezpieczeństwo, a także często pozwala zachować wymaganą poufność wynikającą np. z przepisów RODO. Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia rejestrowanie, monitorowanie i przebieg całego procesu. Co więcej, wiele osób może jednocześnie pracować nad ostatecznym brzmieniem dokumentu.
Po drugie automatyzacja powtarzalnych czynności. Coraz więcej programów wspierających elektroniczny obieg dokumentów sama sczytuje dane z zeskanowanego pisma i automatycznie wprowadza je do systemu lub łączy ten dokument z konkretnym pracownikiem, kontrahentem i/lub projektem.
Po trzecie monitoring. System do zarządzania dokumentacją może przypominać o upływających terminach czy informować wybraną osobę o aktualizacjach lub zmianach naniesionych przez współpracownika.
Po czwarte łatwiejszy dostęp. Odpowiednio opisane, sklasyfikowane dokumenty można szybko odnaleźć w elektronicznych folderach. Mało tego, można to zrobić z dowolnego miejsca i o każdej porze, co też ułatwia pracę zdalną. Dodając do tego stałą rejestrację historii zdarzeń uzyskujemy lepszą kontrolę nad tym, kto i kiedy korzystał z danego dokumentu.
Po piąte porządek w przestrzeni biurowej. Koniec z szafami wypełnionymi po brzegi papierami. Foldery umieszczone są w chmurze lub na firmowym serwerze. Co wpływa też na obniżenie kosztów administracyjnych.
I w końcu po szóste skrócenie czasu, a raczej przyśpieszenie pewnych czynności. Raz załadowane do systemu dokumenty od razu trafiają do zainteresowanych osób. Koniec z fizycznym przenoszeniem papierów z biurka na biurko i... do szafy. Koniec z załącznikami do maili, które w trakcie przesyłania wiadomości dalej lubią się odłączyć.
Gdy firma dojrzeje do wprowadzenia systemu wspierającego elektroniczny obieg dokumentów, na samym początku powinna zrobić rozeznanie rozwiązań dostępnych na rynku. Równocześnie wykonać analizę obecnego stanu firmy – z jakimi problemami obecnie się mierzy lub będzie musiała się zmierzyć w niedalekiej przyszłości.
Na tej podstawie warto przygotować kilka, kilkanaście scenariuszy testowych i pod ich kontem testować wybrane systemy. Scenariusz testowy to nic innego jak realny, często występujący problem, któremu dany program powinien umieć sprostać. Do testów warto zaprosić przedstawicieli działów, którzy będą pracować w nowym systemie. Dzięki czemu nie tylko będzie łatwiej wybrać system, ale także później go wdrożyć.
Każda zmiana budzi opór, dlatego wraz z wdrożeniem systemu warto zaplanować szkolenia dla pracowników. Jasno zakomunikować cel przejścia na system elektroniczny, a także oczekiwania co do codziennej pracy w systemie i całkowitej eliminacji wersji papierowej. Warto też oddelegować osobę, która będzie czuwała, aby pracownicy wyrobili w sobie nawyk pracy w nowym systemie.
