Podejmując decyzję dotyczącą optymalizacji kosztów w jakimkolwiek obszarze firmy, rozsądnym jest możliwie głębokie rozeznanie i zrozumienie tego obszaru. Dlatego ten artykuł stworzyliśmy z myślą o tych, którzy szukają usługi outsourcingu IT, ale nie do końca są przekonani czy to rozwiązanie sprawdzi się w ich firmie. Jego celem jest przybliżenie podstawowych kwestii związanych z tym zagadnieniem, a dokładnie:
Outsourcing usług IT (ang. outside – resource – using) to pełne lub częściowe przekazanie obsługi infrastruktury IT do zewnętrznej firmy specjalizującej się w dostarczaniu i utrzymywaniu rozwiązań IT. Można wyróżnić 2 czynniki skłaniające firmy do skorzystania z outsourcingu IT.
Po pierwsze – niski poziom istotności infrastruktury IT z punktu widzenia firmy. Na taki krok decydują się głównie przedsiębiorstwa, które nie uznają procesów IT za kluczowe dla swojej organizacji, ponieważ ich podstawowa działalność skupia się na innych obszarach. Innymi słowy, z ich perspektywy sprawna infrastruktura IT to tylko kolejny element umożliwiający realizację działań w ramach ich kluczowego biznesu.
Po drugie – koszt usługi. Wiele firm, po dokonaniu analizy TCO (Total Cost of Ownership), czyli skrupulatnym przejrzeniu się kosztom zakupu, utrzymania i użytkowania, a także zauważeniu, że ogólnie na rynku brakuje specjalistów IT (którzy dodatkowo nieprzerwanie powinni być szkoleni), decyduje się na outsourcing. Część z tych firm idzie nawet o krok dalej i zleca realizację tej usługi poza granice kraju, w którym prowadzą działalność gospodarczą.
Czy wiesz, że…
Z raportu Executive Brief. Outsourcing 2020 przygotowanym przez 7N dowiadujemy się, że Polska plasowała się na 10. miejscu na świecie i 4. w Europie, jeśli chodzi o atrakcyjność kraju dla outsourcingu usług IT.
A zgodnie z raportem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości blisko 81% firm korzystało z outsourcingu IT w Polsce w 2019 r.
Warto jeszcze zauważyć, że nawet w firmach, gdzie trzon biznesu opiera się o IT, fragment tej specjalizacji może być realizowany na zewnątrz. Przykładowo firma wewnętrznie zajmuje się rozwojem jakiejś aplikacji, a obsługę administracyjną sieci i infrastruktury serwerowej, która nie podlega większym i tak częstszym zmianom, powierza zewnętrznej firmie w wymiarze 30 h miesięcznie. Dzięki czemu nie musi utrzymywać dodatkowych etatów.
Tak naprawdę zakres outsourcingu IT jest uzależniony od potrzeb i strategii działania organizacji, która tę usługę kupuje, a w niektórych branżach również od wymogów prawnych.
Poniżej zebraliśmy przykładowe obszary:
Co więcej, usługi mogą być świadczone w 100% zdalnie lub częściowo w firmie, gdy np. w umowie są zapisy związane z konserwacją sprzętu serwerowego.
Outsourcing IT jest alternatywą dla wewnętrznego działu IT, który trzyma piecze nad sprawnym i bezpiecznym działaniem sprzętu i oprogramowania. Opieka nad infrastrukturą IT przez wewnętrznych specjalistów firmy ma wiele zalet. Pracownicy mogą być bardziej zaangażowani w rozwiązywanie pojawiających się problemów lub znajdywanie trafniejszych rozwiązań podnoszących efektywność działania procesów.
Jednak ze względu na koszty utrzymania takiego działu i trudność pozyskania odpowiednich specjalistów, częściej spotyka się jedno lub dwuosobowe działy IT. Gdzie osoby odpowiadają za „łatwiejsze” zadania jak administrowanie sprzętem (laptopy, smartphony) pracowników firmy i oprogramowaniem, a bardziej specjalistyczne obszary jak cyberbezpieczeństwo, procedura backupu danych czy zarządzanie siecią, zlecają na zewnątrz. Następnie tylko pilotują właściwy przebieg i wdrożenie danej usługi.
Innymi słowy, outsourcing usług IT to głównie odpowiedź na ograniczony budżet firm, które w zasadzie potrzebują „tylko”:
Nie oszukujmy się, cena zawsze była i będzie ważna. Jednak nigdy nie powinna być jedynym kryterium wyboru dostawcy usług IT. Dlatego przy podejmowaniu decyzji należy brać pod uwagę dostępność oraz stałą gotowość do świadczenia usług. Nie mniej ważne będzie "ludzkie", a nie korporacyjne podejście. To zbuduje partnersko-przyjacielskie relacje, a w trudnych sytuacjach możliwie, że doprowadzi do znajdowania skuteczniejszych metod usuwania awarii.
Warto przeczytać nasz artykuł: United Breaks Guitars" – czyli słów kilka o Mapie Podróży Klienta, na trasie której zawiedli... ludzie
Należy też zwracać uwagę na posiadanie certyfikatów ISO. W tym przypadku, ISO 27001 - System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji oraz ISO 9001 - System Zarządzania Jakością. Z kolei aktualność certyfikatów potwierdzających kompetencje i specjalizacje w danym obszarze IT, ułatwi określenie czy oferowany zakres usługi jest dla nas wystarczający.
Portfolio czy też partnerstwa z vendorami (czyt. producentami sprzętu, oprogramowania itd.) także mogą okazać się przydatne, zwłaszcza jeśli firma już ma własne wyposażone serwerownie.
Nie mniej ważne będzie dokładne przeanalizowanie umowy o gwarantowanym poziomie świadczonych usług, czyli SLA (ang. Service Level Agreement). Tam również powinno określić się zasady i zakres odpowiedzialności jakie ma ponosić zewnętrzna firma IT, np.:
