.png)
Każde przedsiębiorstwo, bez względu na swoją wielkość, wymaga obsługi administracyjnej oraz wsparcia zarówno Managementu, jak i wszystkich pracowników w ich codziennej pracy. Duże firmy często decydują się na uwzględnienie w swojej strukturze działu/ departamentu administracji. Natomiast średnie i mniejsze przedsiębiorstwa rozwiązują swoje zapotrzebowanie na taką asystę poprzez dedykowane stanowisko administratora biura bądź wprowadzając szerszy zakres obowiązków dla recepcji czy asystentki/ -ta.
Bez względu na przyjęty model na barkach tych osób spoczywa odpowiedzialność za zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura, przygotowywanie zestawień i prezentacji w PowerPoint, obieg dokumentów, czy też obsługę spotkań i eventów firmy (zarówno tych na żywo jak i online). W zależności od branży, wielkości i przyjętych zasad funkcjonowania firmy, nie sposób przełożyć 1:1 obowiązków wykonywanych przez pracowników administracji, ale w każdym przypadku wszystko sprowadza się do sprawnej organizacji.
Na rynku dostępne są najróżniejsze aplikacje oraz programy ułatwiające wykonywanie całego wachlarza zadań administracyjnych. Jednak nie każdą firmę stać na specjalistyczne oprogramowanie. Ale czy tak naprawdę jest ono niezbędne? Na szczęście nie.
Często wystarczy Nam sama platforma Microsoft 365, która udostępnia narzędzia Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) w chmurze oraz przestrzeń dyskową do przechowywania plików i dzielenia się nimi online ze współpracownikami. Aplikacja, która nie tylko ułatwia codzienną pracę administracyjną, a także zapewnia efektywną pracę zdalną z każdego miejsca mającego dostęp do internetu.
O samym Microsoft 365 dowiesz się więcej z naszego artykułu 7 powodów, dlaczego warto przejść na platformę Microsoft 365.
Jak można wykorzystać podstawowe narzędzia Microsoft 365 w codziennej pracy administracyjnej? W pierwszym z artykułów poruszający te zagadnienie rozpocznę od poruszenia kwestii kalendarza.
.png)
Tak właśnie! Kalendarz w agencie pocztowym Outlook niby banalny, a jednak nieoceniony i niezbędny w codziennej pracy. Bo jak inaczej skoordynować liczne spotkania, terminy przeglądów okresowych, czy przedłużenia polis? Dawno, dawno temu osoba zajmująca się sprawami administracyjnymi była skazana na klasyczny książkowy kalendarz, w którym dokonywała wpisów. Dziś na szczęście mamy do swojej dyspozycji kalendarz w Outlooku w postaci łatwego i przejrzystego narzędzia, dzięki któremu szybko i wygodnie można wszystko zaplanować.
Jego główną zaletą jest synchronizacja:
Polska wersja językowa to także duże udogodnienie w codziennej pracy.
Jak wykorzystać możliwości kalendarza Outlook? Wszystko zależy od tego czego potrzebujesz.
Po pierwsze do kalendarza Outlook możesz wprowadzić każde zdarzenie, skategoryzować i ustawić przypomnienia. Dzięki temu nigdy więcej nie znajdziesz się w sytuacji, w której zapomnisz o zbliżającym się terminie np. przeglądu klimatyzacji w biurze, wypowiedzeniu umowy z dostawcą, z którym planujesz zakończyć współpracę czy przedłużeniu umowy ze szkołą językową. Co więcej, skany tych dokumentów możesz przechowywać w usłudze OneDrive, a link z dostępem umieścić w wydarzeniu, aby ich później nie szukać.
Po drugie, dzięki temu, że Microsoft 365 to rozwiązanie chmurowe, możliwy jest podgląd kalendarzy innych pracowników. To kolejne z rozwiązań, które ułatwia pracę oraz planowanie. Współpracownicy, którym udostępnisz swój kalendarz, będą mieli wgląd w Twój bieżący harmonogram, ale to Ty zdecydujesz o poziomie nadania dostępu. Możesz dać im uprawnienia umożliwiające tylko zobaczenie informacji o twojej niedostępności/ dostępności lub możesz udostępnić szczegóły (gdzie, z kim, w jakim celu spotykasz się). Wykorzystanie tej opcji w rezultacie może pomóc w sprawniejszym koordynowaniu prac zespołu, czy planowaniu wspólnych przedsięwzięć lub spotkań na najbliższe tygodnie.
Na linii przełożony – podwładny czasem zachodzi potrzeba udzielenia pełnomocnictwa do zarządzania kalendarzem. Jest to możliwe dzięki usłudze Microsoft Exchange. Także w tym przypadku masz możliwość zdefiniowania poziomu uprawnień, które nadajesz: od zwykłego podglądu, przez opcję edycji, po otrzymywanie kopii korespondencji mailowej dotyczącej Twoich spotkań. W ten sposób ułatwiasz życie nie tylko sobie, ale przede wszystkim wspierającej Cię w codziennych obowiązkach asystentce/-owi!
Organizujesz spotkanie? Dzięki opcji Asystent Planowania, dostępnej w kalendarzu Outlook, sprawnie dobierzesz dogodny termin spotkania oraz sprawdzisz dostępność sali, a jeśli spotkanie ma się odbyć on-line, jednym kliknięciem dodasz link do aplikacji Microsoft Teams, który otrzymają wszyscy uczestnicy. Innymi słowy, nie musisz kontaktować się z każdym z uczestników z osobna, by ustalać ich dostępność i przekazać informacje organizacyjne. Jest to bardzo wygodnie, zwłaszcza gdy musi w nim uczestniczyć więcej osób z różnych działów. Co więcej, tworząc wydarzenie, możesz dołączyć pliki (np. dokumenty Word, tabele w arkuszu Excel) lub linki do tych plików zamieszczonych w chmurowej usłudze OneDrive, czy rozpisać agendę w samej wiadomości wysyłanego zaproszenia.
Nastąpiła nagła zmiana planów? Inteligentna usługa wesprze Cię nie tylko w ponownym znalezieniu dogodnego czasu, ale i jednym kliknięciem wyślesz aktualizację do wszystkich partycypujących w wydarzeniu. Szacunek i ukłon w stronę recepcjonistek i asystentek, które w przeszłości nie mogły liczyć na takie rozwiązania technologiczne w swojej pracy! 😊
Jeśli w firmie występują cykliczne spotkania, wówczas możesz na stałe zarezerwować wycinek czasu (slot), np. godzinne spotkanie odbywające się w każdy poniedziałek od 10, w kalendarzach uczestników. Takimi cyklicznymi spotkaniami może być np. podsumowanie miesiąca działu handlowego lub pracując w metodyce Scrum - tzw. daily (od: The Daily Scrum).
Firma Microsoft doskonale zdaje sobie sprawę, że ochrona danych klientów jest szalenie ważna. Dlatego Microsoft 365 zapewnia silną ochronę zwłaszcza przed atakami Ransomware — złośliwego oprogramowania, które blokuje dostęp do systemów lub plików do momentu, kiedy użytkownik wpłaci żądany okup. Dlatego, jeśli nasza firma nie posiada zaawansowanej polityki ochrony czy polityki backupu, bezpiecznie jest korzystać z rozwiązań Microsoft 365, a zwłaszcza aplikacji Outlook i jej funkcji. Równocześnie należy zauważyć, że Microsoft zabezpiecza jedynie swoją infrastrukturę IT. O bezpieczeństwie danych nie będących na platformie firma powinna zadbać samodzielnie. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule 5 argumentów za robieniem backupu platformy Microsoft 365
Dobrze prowadzany kalendarz ułatwi pracę nie tylko Tobie, ale również Twoim współpracownikom i przełożonym. Bez względu na to, czy pracujesz w firmie zatrudniającej 5, czy 500 osób 😊 A kalendarz prowadzony w Outlooku dostępnym na platformie Microsoft 365 dodatkowo usprawni i zautomatyzuje czynności, które wcześniej trzeba było robić ręcznie.
Chcesz dowiedzieć się jeszcze więcej o platformie Microsoft 365?
Wysłuchaj 37 podcastu, gdzie Żaneta (gospodyni podcastu) rozmawia z Piotrem, który jest Administratorem Systemów i specjalizuje się we wdrażaniu platformy w firmach naszych klientów.
