.jpg)
Zarządzanie zasobami ludzkimi firmy pochłania mnóstwo energii i czasu. Angażuje wiele osób w organizacji, a ze względu na obostrzenia prawne wymaga stałego trzymania ręki na pulsie.
Z tego artykułu dowiesz się:
W wielu firmach MŚP o działaniach HR rzadko myśli się w kontekście realizacji pewnych procesów. A szkoda! Dokładne przyjrzenie się obecnym procesom HR pozwala oszacować ich czaso- i pracochłonność.
Bo gdyby dobrze się zastanowić, nawet do zatrudnienia nowego pracownika trzeba zaangażować wiele osób, które wykonują szereg działań w określonej sekwencji. Od pracownika HR, który skoordynuje cały proces. Przez menedżera działu, do którego prowadzona jest rekrutacja. Sekretarkę otwierającą drzwi potencjalnemu kandydatowi. Po CEO, który podpisze umowę i księgowość, do której trafią odpowiednie dokumenty.
Myśląc o obecnych działaniach HR jak o procesach, możemy pokusić się o ich audyt. Niezależnie od tego czy postanowimy wykonać go samodzielnie, czy zlecić to firmie zewnętrznej, na koniec powinien powstać dokument dostarczający informacji o przepływach procesów. Forma prezentacji zebranych danych może być różna. Naszym zdaniem najczytelniejszą postać mają mapy-diagramy, ponieważ:
Warto też zaznaczyć, że decydując się na usługi firmy zewnętrznej, uzyskamy obraz stworzony z pewnego dystansu do organizacji. Z kolei rekomendacje zmian będą bazowały na różnorodności posiadanego doświadczenia. Więcej o tym kto powinien mapować procesy w firmie, znajdziesz tutaj.
Tak uzyskany obraz pozwoli na refleksję bazującą na faktach. Stanowi on także doskonały punkt wyjścia do zidentyfikowania: problemów, nieefektywności, wąskich gardeł i marnotrawstwa czasu, oraz w rezultacie pomaga podjąć działania zaradcze.
Załóżmy, że audyt wykazał, iż obecne procesy HR angażują za dużo czasu różnym osobom. Wówczas warto zastanowić się, co można pominąć na danym etapie procesu. Ewentualnie jak zmienić kolejność poszczególnych zadań, aby liczba interakcji podejmowana przez danego pracownika w całym procesie, była jak najmniejsza.
Może zdarzyć się tak że nasza nieduża organizacja wie, jak działa w obszarze HR. Czuje potrzebę zmian i usprawnień. Równocześnie nie chce eksperymentować z kolejnym usprawnieniem, które ostatecznie nic nie usprawni. A być może, wywoła niepotrzebną irytację wśród pracowników. Albo bardziej namacalny przykład, czyli wybuch pandemii i nagła konieczność przejście na pracę zdalną. Oba przypadki rodzą potrzebę przeprojektowania lub nawet zaprojektowania całkowicie nowego przepływu procesów.
W takich sytuacjach warto sięgnąć po tzw. mapowanie procesów TO-BE. Polega ono na opracowaniu map procesów, jakie chcielibyśmy mieć w organizacji. Takie diagramy mogą również uwzględniać potencjalną (i możliwą do osiągnięcia) digitalizację i automatyzację procesów.
Znając przepływ procesów HR, budujemy wewnętrzne know-how, które z czasem ugruntuje te procesy w organizacji. Ich standaryzacja to krok zbliżający do automatyzacji działań administracyjno-kadrowych. Przecież nie ma nic lepszego niż:
Jeśli mamy aktualne mapy wypracowanych już procesów, wówczas wybór odpowiedniego systemu IT wspierającego zarządzanie procesami HR przestaje być problemem. Przy decyzji zakupowej kierujemy się rzeczywistymi potrzebami organizacji. Zmniejszamy też ryzyko wystąpienia sytuacji, gdzie kupujemy “systemy-kombajny". Pełne wielu funkcji, z których nasza organizacja korzysta tylko w małym procencie. Za to wybieramy mądrze. Decydujemy się np. na system w rozliczeniu abonamentowym, który rzeczywiście wspiera procesy HR występujące w naszej firmie.
Zidentyfikowane i opisane procesy, ułatwiają wdrożenie nowych pracowników w firmie. I tu nie chodzi tylko o procesy w działach HR, ale także innych działań. Pokazując pracownikowi diagram przepływu procesu, szybko zdobywa on wiedzę o wzajemnej sieci połączeń między działami lub wie do kogo ma się zwrócić przy wykonywaniu danego zadania
Z kolei odejścia kluczowych osób realizujących ważne dla firmy procesy, nie wypływają znacząco na kontynuację biznesu. Firma będzie w stanie utrzymać standardy działania, co pozytywnie przełoży się na employee experience zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.
Co więcej, w przypadku małej organizacji mapowanie i optymalizacja procesów mogą być niejednokrotnie remedium na braki kadrowe.
Jeśli pojawią się problemy, dzięki mapowaniu łatwiej będzie zrozumieć ich genezę - dokładnie wiadomo, na którym etapie procesu występują. Tym samy prościej będzie je przezwyciężyć. Gdy znany jest proces, w kryzysowych sytuacjach szybko zdecydujemy, które elementy można pominąć lub w ogóle zmienić sam przebieg procesu.
Podstawową korzyścią z mapowania procesów HR jest zyskanie świadomości: ile działań, wysiłku i zaangażowania ludzi jest wkładanych w ich realizację. A to można już w prosty sposób przełożyć na ich koszty i podjąć odpowiednie kroki zmierzające w stronę oszczędności.
