Choć dla wielu osób digitalizacja i cyfrowa transformacja to synonimy, tak naprawdę te określenia dotyczą dwóch różnych spraw. Dowiedz się, dlaczego z reguły to transformacja sprawia o wiele więcej problemów.
Skąd się bierze coraz więcej przykładów nieudanych transformacji firm? Naszym zdaniem z niezrozumienia istoty dwóch procesów: cyfrowej transformacji i digitalizacji. Tymczasem to nie jest tajemna wiedza zarezerwowana jedynie dla omnibusów technologicznych czy pracowników firm IT, a jej zrozumienie pozwala świadomie dokonać zmian w organizacji. Świadomie nie oznacza jednak łatwo, bo tego, że na drodze cyfrowej transformacji napotkamy przeszkody, możemy być raczej pewni.
W badaniu przeprowadzonym przez North Carolina State University oraz firmę konsultingową Protiviti prezesi, dyrektorzy ds. ryzyka i inni menedżerowie wyższego szczebla przyznali, że największy niepokój wzbudza w nich ryzyko związane z cyfrową transformacją. To właśnie działania transformacyjne zajęły pierwsze miejsce w rankingu 30 rodzajów ryzyka sporządzanym na podstawie niemal tysiąca odpowiedzi liderów z całego świata („Wall Street Journal”, 2019).
Jednocześnie z danych opublikowanych przez „Harvard Business Review” wynika, że 70% cyfrowych transformacji na duża skalę kończy się fiaskiem. Pisząc wprost - firmom nie udaje się osiągnąć wyznaczonych celów w określonym czasie. Ponadto wysiłki, które często spełzają na niczym, są bardzo kosztowne. „Forbes” szacuje, że w 2018 roku firmy zmarnowały aż 900 miliardów dolarów na działania transformacyjne. Nie doczekały się zwrotu z tych inwestycji i już raczej się nie doczekają.
Dodajmy do tych niepokojących danych wskaźniki publikowane przez Instytut Gallupa, z których jednoznacznie wynika, że kryzys zaangażowania ma się dobrze. Szacuje się, że obecnie nawet 85% pracowników na całym świecie nie angażuje się w swoją pracę, a pandemia i przymusowy home office mogły ten problem pogłębić. Patrząc na te dane, łatwo dojść do wniosku, że firmy muszą znaleźć nowy sposób na cyfrową transformację. Ale czym tak właściwie ona jest?
Punktem wyjścia do działań transformacyjnych, które przekładają się na większą wydajność i zwrot z inwestycji w cyfrową wersję firmy, jest zrozumienie, czym jest cyfrowa transformacja. Okazuje się, że to pojęcie jest często mylone z digitalizacją. Tymczasem to dwie różne sprawy. Za digitalizacją kryją się technologie, natomiast za cyfrową transformacją stoją nie tyle technologie, co ludzie.
● Transformacja wspiera realizację strategii organizacji, odnosi się do osiągnięcia trwałej poprawy wydajności, zmiany sposobu myślenia pracowników i utrwalenia nowej kultury organizacyjnej.
● Natomiast digitalizacja polega na wykorzystaniu technologii cyfrowych do poprawy efektywności, zwiększenia transparentności, usprawnienia procesów.
Sęk w tym, że jeśli ludzie nie mają odpowiedniego nastawienia do zmiany, a obecne praktyki organizacyjne są wadliwe, digitalizacja niewiele pomoże. Technologie nie załatwią sprawy, ponieważ najpierw ludzie muszą z nich uczynić narzędzie swojej pracy. Jeśli firma zainwestuje w najnowocześniejsze rozwiązania cyfrowe, a nie zadba o przeprowadzenie zespołów przez proces zmian, najpewniej nie osiągnie zwrotu z inwestycji.
Dla zobrazowania różnic między digitalizacją a cyfrową transformacją posłużmy się przykładem z codziennego życia. Wyobraźmy sobie najzwyklejsze zakupy spożywcze, gdy chcemy przejść na dietę. Możemy odwiedzić sklep, wybrać kilka zdrowych produktów, z których można zrobić sałatkę lub danie obiadowe, po czym wrócić do domu z wypełnionym koszem. Jeśli dotychczas nie robiliśmy zdrowych posiłków, nie mamy pojęcia jak z zakupionych rzeczy skomponować coś zdrowego i smacznego jednocześnie. W takiej sytuacji łatwiej się poddać i zamówić pizzę z dowozem. W efekcie nie schudniemy, a dodatkowo stracimy pieniądze przeznaczone na produkty, których nie lubimy. Dzieje się tak, bo się nie przygotowaliśmy, nie zrobiliśmy listy, nie mamy instrukcji od dietetyka, przez co o wiele łatwiej było wrócić nam do starych nawyków żywieniowych. Podobnie bywa w organizacjach dążących do zmian. Jeśli damy ludziom do dyspozycji narzędzia cyfrowe, z których nie potrafią korzystać, raczej niechętnie będą się nim posługiwać w codziennej pracy. Przeprowadzimy digitalizację, zapewnimy nowoczesne narzędzia, ale będą się one marnować tak jak niewykorzystane artykuły spożywcze z koszyka. Natomiast jeśli przygotujemy pracowników na zmiany, oswoimy z nowymi technologiami i uświadomimy korzyści (indywidualne oraz firmowe), jest bardziej prawdopodobne, że staną się ambasadorami cyfrowej zmiany. Będą korzystać z nowych narzędzi i trwale zmieniać swoje przyzwyczajenia.
Przez 10 lat nasza firma Engave była integratorem IT. Dostarczaliśmy małym i średnim przedsiębiorstwom infrastrukturę IT, by mogły się zmieniać w rytm biznesowych trendów. Zauważyliśmy, że w wielu przypadkach wprowadzenie nowych narzędzi było dopiero początkiem większych zmian w firmie. Będąc blisko naszych klientów i ich potrzeb, dostrzegliśmy, jak bardzo potrzebują oni pomocy w okiełznaniu żywiołu, jakim jest cyfrowa transformacja. Bo ta nieprzemyślana, nieelastyczna i niepodatna na zmiany może szybko wymknąć się spod kontroli i przynieść więcej strat niż pożytku. Dlatego dzisiaj pomagamy firmom również przeprowadzać zmiany w kulturze organizacyjnej, które są warunkiem koniecznym powodzenia cyfrowej transformacji.
Często pierwszym krokiem w tym długofalowym procesie jest digitalizacja. Podczas procesu doradczego poznajemy organizację, analizujemy jej strategię biznesową, diagnozujemy wąskie gardła. Pozwala to zaproponować odpowiednie oprogramowanie wspierające działalność kluczowych obszarów, z którymi firma ma problem lub, które chce usprawnić. Czasami klienci chcą przeprowadzać transformację etapami. To jest możliwe, ale zawsze doradzamy im, by na początku spojrzeć na cały proces z lotu ptaka. To pozwala sporządzić kompleksowy plan działań dopasowanych do modelu biznesowego i uwzględniających zarządzanie ludźmi.
W sercu cyfrowej transformacji (cyfryzacji) są pracownicy, ale jej szkielet tworzą technologie. Nie uda się ona ani bez podstaw technologicznych, ani bez ludzi – ciągle uczących się otwartych na zmiany. Czasy sprzyjają firmom zwinnym, potrafiącym dokonywać szybkich zwrotów, a to o wiele częściej domena mniejszych przedsiębiorstw. Jak mówił w „Wall Street Journal” profesor Mark Beasley z N.C. State’s Poole College of Management „Duże firmy, które mają długą historię i rozległe operacje, mogą mieć szczególne trudności z szybkim dostosowaniem się do konkurencji ze strony młodszych firm, które digitalizują produkty i usługi lub wykorzystują technologie do wydajniejszego działania”. Trudno się z nim nie zgodzić. Z naszych doświadczeń wynika, że cyfrowa transformacja udaje się firmom, które są otwarte na zmiany. Digitalizacja to tylko jedna z wielu zmian na drodze ku cyfrowej doskonałości.
