Kiedy wyślesz zapytanie ofertowe do dostawcy ERP lub CRM, w odpowiedzi dostaniesz pytanie o wymagania, jakie ma spełniać system. Teoretycznie każdy mniej więcej wie, jak działa firma, w której pracuje. Jednak w tym przypadku teoretycznie i mniej więcej to słowa klucze – często wywołujące więcej szkody niż pożytku. W końcu to, co nam się wydaje, nie zawsze jest odzwierciedleniem rzeczywistości.
W tym artykule:
Celem mapowania procesów może być przygotowanie firmy do wdrożenia systemu typu ERP lub CRM. Przy tak jasno sprecyzowanym celu, cały projekt mapowania będzie skupiał się na wyszukaniu i uwzględnieniu kluczowych informacji - określeniu przebiegu procesów oraz występujących w ich ramach zależności między: ludźmi w danym dziale, z innymi działami lub z zewnętrznymi podmiotami.
Co więcej, mapowanie procesów obnaży problemy występujące w procesie np. wąskie gardła, zdublowane kroki, brak jasno określonej osoby odpowiedzialnej za proces itd. Dzięki temu będziemy mieć klarowny obraz, jak proces wygląda teraz i jak (lepiej, bez powielania ww. problemów) powinien wyglądać w przyszłości – w nowym systemie.
W wyniku mapowania procesu powstaje rzetelna dokumentacja zawierająca diagramy (mapy), metryki i opis poszczególnych procesów, co de facto jest dokładnie opracowanymi wymaganiami systemowymi, o które pyta dostawca ERP-a lub CRM-u. Tak przygotowana dokumentacja ułatwia wszystkim (zarówno ludziom w samej organizacji oraz dostawcom systemów) zrozumienie jak działa organizacja i jakie są jej rzeczywiste potrzeby tych procesów.
Dobrze opracowana dokumentacja pozwala na łatwiejsze określenie, które funkcje nowego systemu są najistotniejsze - must have, będą tylko miłym dodatkiem - nice to have lub są całkowicie niepotrzebne dla naszej organizacji – won’t.
Dzięki takiej gradacji możemy też precyzyjnie zdefiniować stopień personalizacji systemu, a tym samym możliwe, że zmniejszyć koszty pisania kodu pod nowe funkcje. Równocześnie mamy pewność, że to co istotne, z punktu widzenia naszej organizacji, na pewno znajdzie się w systemie.
Organizacja, z różnych powodów, może chcieć wdrożyć system ERP lub CRM, dzieląc wdrożenie na etapy. Pierwszy powód to oczywiście finansowy. Usługa samego dobrania odpowiedniego ERP-a do potrzeb danego przedsiębiorstwa, w specjalistycznych firmach kosztuje nawet kilkanaście tysięcy złotych. Skoro sama decyzja o wyborze systemu jest trudna i dodatkowo niesie za sobą olbrzymie konsekwencje, to co dopiero zakup i jego wdrożenie.
Drugi to zmiana zachowania pracowników, czyli ich adaptacja do używania nowego systemu. Wdrożenie systemu na początku w jednym, dwóch działach jest łatwiejsze niż jego implementacja od razu w całej firmie.
Wybór procesów do zmapowania lub zautomatyzowania może być trudny. Dlatego przygotowaliśmy listę pytań, które mogą ułatwić podjęcie decyzji - lista kontrolna.
Wybierz jeden z procesów występujący w firmie. Następnie odpowiadając na poniższe pytania, oceń go w skali od 1 do 5 punktów. Zsumuj punkty. Proces o największej liczbie punktów prawdopodobnie powinien być zmapowany / zautomatyzowany w pierwszej kolejności.
Mapowanie procesów powinno być nieodłącznym elementem wdrożenia każdego systemu ERP lub CRM. Zupełnie tak jak kiedyś kompas i mapa były nieodłącznym elementem podróży. W końcu to system informatyczny ma być dla ludzi i ułatwiać ich codzienną pracę.
Nie wiesz, którego ERP-a wybrać? Skorzystaj z naszej wyszukiwarki ERP-ów.
