.png)
Excel, jaki jest, każdy widzi…lub widział, bo ciężko mi wyobrazić sobie osobę, która nie miałaby styczności z tym narzędziem choć raz w swoim życiu. A przynajmniej tym zawodowym. Ot taki arkusz co to niektórych przeraża, innych przyprawia o ból, tudzież zawrót głowy, a dla jeszcze innych stanowi chleb powszedni. To narzędzia tak plastyczne, że można je wykorzystywać na tysiąc sposobów, a i tak znajdzie się 1001.
Praca z nim towarzyszy mi od pierwszego zatrudnienia, choć początkowo strach miał wielkie oczy. A dlaczego? Pierwszą pracę podjęłam tuż po maturze i to w czasach, w których w szkole średniej uczono raptem podstaw formatowania tekstu w Wordzie oraz robienia krótkich prezentacji w Power Point. Excel był traktowany po macoszemu i najzwyczajniej w świecie nie miałam okazji poznać tego narzędzia. Też pierwsze zetknięcie się z programem było dla mnie kompletnym novum. Nie bardzo wiedziałam, do czego właściwie, miałabym go wykorzystywać. Kojarzył mi się jedynie z działem księgowości oraz raportami przygotowywanymi przez analityka i niczym więcej.
Miesiące mijały, a ja byłam zmuszona skorzystać z arkusza kalkulacyjnego.
I, tak, na samym początku, topornie i niezdarnie zaczęłam odkrywać jego przydatność. Proste listy, czy proste wyliczenia. Bo łatwiej było coś przefiltrować czy przeliczyć bez używania kalkulatora. Tak, wiem, że banalne, ale potrzebowałam kursów oraz pracy, by przekonać się w jak wielu sytuacjach mogę wykorzystać jego funkcjonalności.
Nie będzie to artykuł o 10 najlepszych funkcjonalnościach, jakie ma program lub 15,20, 100 najlepszych tipach, które ułatwią komuś życie. Ten artykuł dotyczy praktycznego wykorzystania Excela w mojej pracy i z mojego punktu widzenia. Mogę zapewnić, że nie wyczerpię wszystkich możliwych form zastosowania, ale przedstawię te, które sama najczęściej wykorzystuję.
Zacznijmy od kilku słów wyjaśnienia dla niewtajemniczonych. O ile tacy jeszcze są 😊 Microsoft Excel to nic innego, jak program do arkuszy kalkulacyjnych, który jest częścią pakietu Microsoft Office. Umożliwia organizowanie, obliczanie i analizowanie oraz prezentowanie danych w formie tabelarycznej i wykresów.
Oto niektóre z podstawowych funkcji, które można znaleźć w programie Excel:
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, skuteczne zarządzanie danymi i analiza informacji są kluczowe dla sukcesu każdej organizacji. Większe przedsiębiorstwa o bardziej złożonej lub rozbudowanej strukturze zatrudniają analityków i kontrolerów, którzy na co dzień przygotowują najróżniejsze analizy oraz raporty na podstawie np. dane finansowe przedsiębiorstwa.
Są również firmy, w których to dział administracji pełni tę kluczową funkcję w gromadzeniu, przetwarzaniu i analizie danych, a jednym z najpotężniejszych narzędzi, które może wykorzystać, jest właśnie Excel. Program dostarcza wiele narzędzi, które nie tylko ułatwiają pracę, ale i przyczyniają się do efektywnego wykorzystania zasobów organizacji.
Jednakże, aby artykuł nie stał się długą, mozolną rozpiską każdej możliwej opcji, pozwolę sobie opisać szczegółowiej kilka przykładów wykorzystania Excela w codziennej pracy od strony właśnie Administracji.
Na pierwszy ogień nic innego jak zestawienia porównawcze ofert dostawców. Najbardziej oczywiste z oczywistych sposobów na wykorzystanie Excela. Każdy, kto jest odpowiedzialny za wybór dostawców i ocenę różnych ofert doskonale wie, że nie ma bardziej niezastąpionego narzędzia do porównania i analizy. Możemy tworzyć arkusze kalkulacyjne, w których zawarte są informacje dotyczące kosztów, jakości, terminów dostaw i innych istotnych czynników. Dzięki funkcjom sortowania, filtrowania i wyliczeń, możemy skutecznie porównywać różne parametry ofert, a także generować raporty i wykresy, które prezentują wyniki takiej analizy. Dobrze przygotowane zestawienie porównawcze pomaga podjąć świadomą decyzję opartą na danych i znaleźć najlepszych dostawców dla naszej firmy.
Przygotowywanie zestawień nie tylko musi się tyczyć porównywania ofert dostawców. Możemy tworzyć tabele, które zawierają wszystkie istotne informacje dotyczące zatrudnienia, a następnie wykorzystać funkcje Excela do sortowania, filtrowania i generowania raportów na podstawie tych danych. W zależności od potrzeb można na bieżąco śledzić aktualne certyfikaty pracowników, czy zweryfikować równość płac w naszej organizacji.
Wraz z zestawieniami kroczy analityka kosztów. Wszak efektywne zarządzanie kosztami jest kluczowe dla każdego przedsiębiorcy. Skupmy się jednak na administracji. Excel oferuje narzędzia, które umożliwiają analizę kosztów w różnych obszarach działalności. Możemy tworzyć arkusze kalkulacyjne, w których gromadzimy informacje dotyczące wydatków, takie jak koszty operacyjne, koszty związane z utrzymaniem sprzętu, wydatki na energię itp. Dzięki funkcjom obliczeniowym i analizie danych możemy identyfikować trendy, przeprowadzać analizę kosztów i podejmować świadome decyzje mające na celu optymalizację wydatków.
Co więcej, jeśli odpowiadasz za flotę w swojej firmie i dobrze przygotujesz sobie szablon, który będziesz uzupełniał na bieżąco o dane dotyczące tankowania, to na koniec roku będziesz miał gotowe podsumowanie emisji spalin swojej firmy.
Zestawienia oraz analityka to raptem wierzchołek góry lodowej, bo wraz z nimi kolejny punkt programu, czyli tworzenie raportów i prezentacji! Bo na co by nam były te wszystkie pliki z zestawieniami i analizami? W końcu nie tworzymy kolejnych plików dla samego ich tworzenia.
Działy administracji często, choć nie zawsze, muszą przygotowywać raporty i prezentacje, które przedstawiają te wszystkie zebrane dane oraz wyniki analiz. Excel jest doskonałym narzędziem do generowania profesjonalnie wyglądających raportów i wykresów. Możemy tworzyć interaktywne wykresy, które prezentują dane w sposób czytelny i przystępny. W dodatku mamy do wyboru różne rodzaje wykresów, tj. wykresy słupkowe, kołowe, liniowe czy wykresy punktowe, które mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb.
Ponadto, można tworzyć formatowanie warunkowe, które wizualnie podkreśla ważne informacje, np. wykrywanie anomalii w danych lub wyświetlanie alarmów dotyczących przekroczenia określonych wartości. Przydatne w szczególności wtedy, gdy nasze skrzętnie gromadzone dane dwoją się i troją w oczach innych. Analogicznie, jak z bardzo długim tekstem, gdzie prawidłowo użyte formatowanie podkreśla najistotniejszy wyraz, na który chcemy zwrócić czyjąś uwagę.
Konsekwencją powyższych jest tworzenie i kontrolowanie budżetu, czy to w swoim dziale, za który odpowiadamy czy firmie. Excel oferuje wszechstronne możliwości w tym zakresie. Możemy tworzyć szczegółowe plany budżetowe, monitorować wydatki, analizować różnice między rzeczywistymi i planowanymi wartościami oraz generować raporty dotyczące zarządzania finansami. Dzięki funkcjom arkusza kalkulacyjnego możemy łatwo aktualizować dane budżetowe, śledzić koszty projektów, kontrolować inwestycje i analizować zyski oraz straty. Excel pozwala na tworzenie formuł, które automatyzują obliczenia i aktualizują wartości w czasie rzeczywistym.
A skoro już o automatyzacji wspomniałam, to płynnie przejdę i nadmienię jeszcze jedną z funkcjonalności Excela, jako narzędzia w codziennej pracy. Mam na myśli tworzenie makr, które wykonują określone czynności automatycznie tj. generowanie raportów, obliczanie wartości czy przetwarzanie danych. Makra pozwalają nie tylko zaoszczędzić czas i wysiłek, ale i eliminują konieczność ręcznego powtarzania tych samych czynności. Ponadto, Excel oferuje narzędzia do importowania oraz eksportowania danych, które umożliwiają łatwe przenoszenie danych między różnymi systemami i aplikacjami.
Raptem kilka powyższych przykładów pokazuje, jak wszechstronnym programem jest Excel i dziś nie wyobrażam sobie pracy bez niego. Zapewne nie tylko ja. Jego funkcje pozwalają na efektywne zarządzanie danymi, dokonywanie precyzyjnych obliczeń, generowanie raportów, analizę danych i automatyzację procesów. Dzięki niemu dział administracji może skutecznie wspierać swoją organizację w osiąganiu celów biznesowych, optymalizacji procesów i podejmowaniu informowanych decyzji niezależnie od rozmiaru organizacji czy branży.
