Analiza Potrzeb Klienta i Proponowane Rozwiązania dla Transformacji Cyfrowej ZUS

Potrzeba Zwiększenia Elastyczności IT:

• Elastyczne Wykorzystanie Zasobów dla Optymalizacji Kosztów:
• Propozycja Rozwiązania: Implementacja modelu usługowego w ZUS, który umożliwia dynamiczne dostosowywanie zasobów IT do bieżących potrzeb, zwiększając tym samym elastyczność operacyjną.
• Korzyści Biznesowe: Znacząca poprawa efektywności kosztowej, umożliwiająca szybkie skalowanie zasobów w odpowiedzi na zmienne wymagania operacyjne.

Pełne Wykorzystanie Zasobów Infrastruktury:

• Propozycja Rozwiązania: Oddzielenie zasobów sprzętowych od warstwy aplikacyjnej, co zapewnia lepsze wykorzystanie istniejącej infrastruktury IT.
• Korzyści Biznesowe: Zwiększenie wydajności sprzętowej i optymalizacja zarządzania zasobami infrastrukturalnymi.

Zwiększenie Wydajności Systemów i Aplikacji:

• Propozycja Rozwiązania: Optymalizacja obecnych systemów i aplikacji ZUS, co przyczynia się do zwiększenia ich wydajności bez konieczności dodatkowych inwestycji w sprzęt.
• Korzyści Biznesowe: Znaczna poprawa produktywności pracy oraz efektywności operacyjnej.

Uniezależnienie od Długotrwałego Procesu Zakupowego Sprzętów IT:

• Propozycja Rozwiązania: Wykorzystanie rozwiązań opartych na chmurze, które zmniejszają zależność ZUS od tradycyjnych cykli zakupowych sprzętu IT.
• Korzyści Biznesowe: Redukcja kosztów druku i przechowywania dokumentów, poprawa efektywności pracy.

Potrzeba Zwiększenia Efektywności:

Uniezależnienie od Dostawców Zewnętrznych:

• Propozycja Rozwiązania: Wprowadzenie w ZUS procesu zarządzania wiedzą, który umożliwia gromadzenie i udostępnianie wewnętrznej wiedzy specjalistycznej.
• Korzyści Biznesowe: Wzrost samowystarczalności organizacji oraz zmniejszenie zależności od dostawców zewnętrznych.

Wdrożenie Efektywnego Procesu Zatrzymania Kadr IT:

• Propozycja Rozwiązania: Rozbudowa programów szkoleniowych i rozwojowych dla pracowników IT w ZUS, stworzenie atrakcyjnych ścieżek kariery.
• Korzyści Biznesowe: Zwiększenie lojalności i retencji pracowników, redukcja kosztów związanych z rekrutacją i wdrażaniem nowych pracowników.

Rozbudowa Bazy Wiedzy:

• Propozycja Rozwiązania: Systematyczne gromadzenie i aktualizowanie wewnętrznej bazy wiedzy w ZUS, ułatwiające pracownikom dostęp do niezbędnych informacji.
• Korzyści Biznesowe: Lepsze zarządzanie wiedzą w organizacji, szybszy dostęp do informacji, zwiększenie efektywności pracy.

Zwiększenie Wpływu na Wybór Używanych Technologii:

• Propozycja Rozwiązania: Wdrożenie procesów decyzyjnych w ZUS, umożliwiających pracownikom IT większy udział w wyborze i implementacji technologii.
• Korzyści Biznesowe: Lepsze dopasowanie technologii

Potrzeba Podniesienia Efektywności w Realizacji Kluczowych Inicjatyw:

Przegląd Projektów pod Względem Uzasadnienia Biznesowego i Czasu Realizacji:

• Propozycja Rozwiązania: Wdrożenie aplikacji do zarządzania projektami w ZUS, umożliwiającej definiowanie, przegląd zadań, tworzenie i monitorowanie harmonogramu.
• Korzyści Biznesowe: Lepsze planowanie i wykonanie projektów, skuteczniejsze zarządzanie czasem i zasobami.

Wybór Odpowiednich Narzędzi do Zarządzania i Realizacji Projektów:

• Propozycja Rozwiązania: Implementacja narzędzi w ZUS, umożliwiających efektywniejsze zarządzanie projektami i zadaniami.
• Korzyści Biznesowe: Zwiększenie produktywności i efektywności w realizacji projektów.

Znalezienie Jasnej Metody Rozliczania Projektów:

• Propozycja Rozwiązania: Wdrożenie systemów do monitorowania i rozliczania pracy nad projektami w ZUS.
• Korzyści Biznesowe: Jasne i przejrzyste zarządzanie budżetem projektów, lepsza kontrola kosztów.

‍Engave S.A. i Strategia Cyfryzacji dla ZUS

Engave S.A. została zlecona do przygotowania "Strategii Rozwoju IT dla ZUS na lata 2018-2020". Strategia ta miała na celu określenie kierunku rozwoju IT, zwiększenie elastyczności i efektywności technologicznej, oraz wsparcie ZUS w osiągnięciu statusu innowacyjnej instytucji zaufania publicznego.

Kluczowe Wyniki i Efekty:

• Zwiększenie Elastyczności IT: Przejście na model usługowy, oddzielenie zasobów sprzętowych od warstwy aplikacyjnej.
• Podniesienie Efektywności: Wdrożenie procesu zarządzania wiedzą, zwiększenie kompetencji pracowników, rozbudowa bazy wiedzy.
• Efektywność w Realizacji Projektów: Wprowadzenie narzędzi do zarządzania projektami, umożliwiające skuteczniejsze zarządzanie i szybszą realizację inicjatyw.

Projekt potwierdził, że sukces transformacji cyfrowej wymaga nie tylko wdrożenia nowych technologii, ale również zmian w kulturze organizacyjnej i podejściu do zarządzania wiedzą.

Zakończenie i Perspektywy na Przyszłość

Dzięki dogłębnej analizie problemów i potrzeb naszego klienta w zakresie transformacji cyfrowej - opartej na danych analitycznych, ocenie ryzyka i wywiadach z pracownikami - przygotowaliśmy strategię cyfryzacji, nakierowaną na konkretne rozwiązania i dobór narzędzi - idealnie dostosowanych do wymogów ZUS. Digitalizacja wybranych obszarów w firmie, pozwoliła znacznie usprawnić pracę zespołów, zwiększyć wydajność sprzętową i systemową oraz zoptymalizować koszty.